هل خطر لك أن عنوان بريدك الإلكتروني يمكن أن يعرضك في صورة سيئة؟
في العام الماضي، تم إرسال 31 مليون بريد إلكتروني يوميًا. وفقًا لمؤسسة البيانات الدولية، من المتوقع أن يصل هذا الرقم إلى 60 مليار بحلول عام 2006، بينما من المتوقع أن يرتفع عدد عناوين البريد الإلكتروني في جميع أنحاء العالم من 505 مليون في عام 2000 إلى 1.2 مليار في عام 2005. ويزداد عدد المشتركين في مقدمي خدمة البريد الإلكتروني مثل ياهو! وAOL، مع قيادة سوق هوتمايل بأكثر من ثلاثة ملايين عضو. مع كل البريد المزعج (البريد العشوائي الإلكتروني) الذي يتم استقباله يوميًا في معظم صناديق الاستلام، يشعر العديد من مستخدمي البريد الإلكتروني بالتعب من استخدام خدمات هوتمايل أو ياهو أو AOL المجانية والشعبية. في الواقع، في الساحة التجارية، يقيم الموظفون مدى أهمية الشركة أو الفرد من عنوان بريدهم الإلكتروني. من المحتمل أن يُولى اهتمام أكبر للبريد الإلكتروني الذي يستخدم اسم النطاق الخاص بالشركة ([email protected]) بدلًا من استخدام مزود خدمة الإنترنت ([email protected]). ويعتبر استخدام خدمات البريد الإلكتروني المجانية أكثر خطورة ([email protected]). قال رامي مجذوب، مدير الحسابات لمنطقة بلاد الشام ومصر في رويترز الشرق الأوسط: ‘أعتبر رسالة البريد الإلكتروني أكثر مصداقية عندما تكون تحمل اسم النطاق الخاص بالشركة، بدلاً من نطاق هوتمايل الذي أتجاهله عادة’. وأضاف: ‘لسوء الحظ، لا تزال بعض الشركات اللبنانية، بما في ذلك البنوك المعروفة، تستخدم اسم النطاق الخاص بمزود الخدمة، مما يظهر قلة الجدية والوعي من جانبهم’. وفقًا لمايكل كلزي، المدير العام في مجموعة مرافق الإنترنت، فإن السبب الذي يجعل معظم الموظفين في العالم العربي لا يزالون يستخدمون بريدهم الشخصي لأمور متعلقة بالعمل هو قلة الوعي وانتشار الإنترنت الضعيف. وقال كلزي: ‘سواء كانت شركة صغيرة أو متوسطة الحجم أو ضخمة، فإن جميع الرسائل الإلكترونية التي أتلقاها من أوروبا والولايات المتحدة تستخدم عنوان النطاق الخاص بالشركة’. ‘نظرًا لأن معظم الشركات لديها قدر معين من السيطرة والقيود على البريد الإلكتروني الخاص بالشركة، يفصل كل موظف بين حسابات بريده الإلكتروني الشخصي والشخصي. لكن الأمر ليس كذلك عندما يتعلق الأمر بالبلدان العربية. أحيانًا يتلقى بريدًا إلكترونيًا من السعودية أو سوريا أو الكويت من مدير يستخدم حساب هوتمايل أو ياهو ولا أتعامل معها بجدية – يبدو أنهم ليس لديهم بروفايل شركة أو بطاقة عمل’، أضاف كلزي.
هناك شيء واحد مؤكد، وهو أن استخدام النطاق الخاص بالشركة ليس بسبب القيود المالية أو الاقتصادية. يمكن لمعظم الشركات تسجيل اسم نطاق على الإنترنت مقابل تكلفة منخفضة تصل إلى 25 دولارًا في السنة، ومع رسوم الاستضافة، قد تصل التكلفة إلى 100 دولار كحد أقصى. قالت ريتا حايك، مديرة المبيعات والتسويق في تيرافيجن: ‘في لبنان، 60% من الشركات لديها اسم نطاق خاص بها، 5% لا تزال تستخدم هوتمايل وياهو، والبقية تستخدم اسم النطاق الخاص بمزود الخدمة’. ‘الشركات اللبنانية تفهم أهمية الحصول على اسم نطاق خاص بها. عادةً ما يكون الطلاب والشركات الصغيرة هم الذين يستخدمون هوتمايل وياهو، وربما هم غير مدركين لأهمية اسم النطاق’. يمكن للشركات اللبنانية أيضًا تسجيل نطاق .lb بحوالي 900,000 ليرة لبنانية، أو 600 دولار. ومع ذلك، يعثر البعض على الإجراءات معقدة للغاية، حيث يحتاجون إلى تسجيل العلامة التجارية لشركتهم لدى الحكومة قبل استلام تسجيل نطاقهم. قالت ريم القاضي، مديرة وحدة تكنولوجيا المعلومات في الجامعة الأمريكية في بيروت: ‘لقد رأينا العديد من الشركات اللبنانية تسجل .com لأنها لا تريد المرور بعملية تسجيل طويلة للحصول على .lb’. يجب على الشركات أن تولي اهتمامًا خاصًا لعناوين البريد الإلكتروني لموظفيها لأنه، وفقًا للمحللين، يتحدث اسم النطاق بأحجام كبيرة. على سبيل المثال، يمكن أن يحدد كيف تعامل الشركة موظفيها. إذا استخدمت الشركة الاسم الكامل للموظف في عنوان البريد الإلكتروني (مثل، [email protected])، فإنها تظهر أن المؤسسة تنظر إلى موظفيها ككائنات مستقلة تقدم قيمة مضافة للشركة، وبالتالي، تحترم فرديتهم. إذا تم استخدام الموقع فقط (كما هو الحال في [email protected])، تعتبر الشركة أكثر رسمية وتُرى بأنها تقدر أقسام الشركة وجهازها الإداري أكثر من الأفراد. وأوضح أحد مسؤولي تكنولوجيا المعلومات: ‘أحيانًا يكون من الأسهل لقسم تكنولوجيا المعلومات إنشاء عنوان غير شخصي حتى عندما يغادر الموظف لا يحتاجون إلى التعامل مع تغيير الأسماء وإضافة أسماء جديدة وحذف الأسماء القديمة’. وقد تبنت الشركات طريقة ثالثة تتضمن إدخال الأحرف الأولى من الموظف تليها أرقام (على سبيل المثال، [email protected]). في مثل هذه الحالات، يقول المحللون إن الشركة ترى موظفيها بموضوعية وبطريقة هرمية، بينما تعترف بأنهم مسؤولون عن الخدمات والأنشطة.
ولكن بالنسبة لأولئك الذين لا يرغبون في التحديد باسم نطاق شركة، أو يرغبون في التميز عن جحافل المستخدمين لموقع هوتمايل وياهو، فلا تخافوا – هناك نطاق للجميع. إذا كنت ترغب في إظهار روح الفكاهة لديك، يمكنك تجربة [email protected]. لا تميل للحالة الاجتماعية؟ حسنًا إذن [email protected] يناسبك تمامًا. من قال ‘ما علاقة الاسم بأي شيء’ بوضوح لم يكن لديه بريد إلكتروني.
(صندوق) رسائل كاشفة: هل يؤثر منصبك على كيفية كتابة رسائل بريدك الإلكتروني؟
وفقًا لمقال في صحيفة The Guardian، قد يؤثر موقعك في الشركة على كيفية كتابة رسائل بريدك الإلكتروني. على سبيل المثال، هل تعلم أنه كلما ارتفع منصبك، زادت احتمالية أن تكون رسائل بريدك مليئة بالعبارات غير الرسمية. نظرًا لأن ‘عظماء’ الشركة قد حققوا النجاح، على هذا النحو، فإنهم لا يشعرون بالحاجة إلى الانطباع من خلال كتابة رسائل بريد إلكتروني دقيقة. في الواقع، نادرًا ما يستخدم المديرون التنفيذيون اللغة المهنية الزائدة ويميلون أكثر إلى التحدث إلى الشخص وجهًا لوجه. علاوة على ذلك، أصحاب السلطة هم أقل استخدامًا لخيار إضافة نسخة إلى رسالة أخرى.
بالنسبة للوسطاء، القصة تختلف قليلاً لأن لديهم الكثير ليخسروه أو ليكسبوه. إذا كنت في منتصف السلم الوظيفي، فمن المحتمل أن تكتب رسائل بريد إلكتروني طويلة في محاولة لإبهار الرؤساء. كما يحب المديرون المتوسطون أن يختتموا بتوقيعات تتضمن الاسم والمنصب وأحيانًا اقتباس. في مستوى الدخول؟ حسنًا، في هذه الحالة، وفقًا لصحيفة The Guardian، تحب حشو الرسائل بالرموز التعبيرية، مثل الوجه المبتسم (؟)، أو الوجه الحزين (؟)، أو الوجه القلق (:S) الذي جعلته تطبيقات ماسنجر MSN أو ياهو شائعًا. كونك في أدنى مستوى من السلسلة الغذائية يؤكد أيضًا أنك لديك الوقت لإرسال رسائل بريد إلكتروني حوارية إلى الزملاء، وغالبًا ما تكون غير متعلقة بالعمل بالطبع. الموظفون في مناصب منخفضة أكثر عرضة بشكل غير مفاجئ لإرسال تلك النكات المزعجة وإعادة التوجيهات.
من كان يعلم أن البريد الإلكتروني يمكن أن يخبرنا بالكثير؟
